GENUIT PRI - Protocollo Informatico e Gestione Documentale
Aperti nuovi orizzonti al protocollo
Fin dal 1° gennaio 2004 tutte le Pubbliche Amministrazioni hanno dovuto attivare sistemi di protocollo informatico in grado di ricevere, registrare, segnare, classificare, archiviare, produrre, spedire, garantire accesso ai documenti informatici, ovvero i documenti prodotti e sottoscritti su computer senza trasferimento su carta.
Il sistema di protocollo informatico proposto è un vero e proprio sistema di gestione documentale che ottempera alle specifiche indicazioni riportate nel Testo Unico (DPR 445/2000) ed a tutta la normativa correlata ed è stato inoltre certificato nell'ambito del progetto di e-government DOCAREA.
Applicare le logiche di e-goverment e permettere di cogliere i vantaggi dell’evoluzione tecnologica
Il sistema di gestione documentale è in grado di gestire in sinergia:
- le informazioni necessarie indicate per la registrazione di protocollo
- la ricezione, produzione e spedizione dei documenti informatici, come previsto dalla normativa
- la firma digitale, per fornire validità giuridica e autenticare i documenti informatici
- l'acquisizione ottica dei documenti cartacei
- gli elementi aggiuntivi di carattere organizzativo e gestionale, come la classificazione finalizzata ad una corretta gestione per la formazione dell'archivio
- le informazioni per la costituzione di banche dati specifiche per disciplina, secondo criteri configurabili e parametrizzabili per ciascuna installazione
- le informazioni utili per l'avvio e il controllo dei procedimenti amministrativi
- la gestione elettronica del fascicolo
- il collegamento tra documenti e/o tra fascicoli
- il decentramento della gestione dei documenti
- lo scambio dei documenti tramite caselle di Posta Certificata e non e la cooperazione applicativa con i sistemi di protocollo di altre amministrazioni
- la cooperazione applicativa con altre applicazioni dell'Ente mediante web services
- l'integrazione con la piattaforma EDMS Hummingbird
- l'archiviazione ottica dei documenti
Il rispetto di queste condizioni soddisfa le esigenze informative di comunicazione e controllo secondo le richieste del Piano per l'e-Government e consente servizi di ricerca e consultazione assoggettati a severe regole di sicurezza e di accessi.
Il modulo permette inoltre di trattare l'intera produzione documentale, soggetta o meno alla registrazione di protocollo, e mette a disposizione funzionalità avanzate per la piena attuazione di un nuovo modello gestionale, decisionale e di distribuzione dell'informazione completamente informatizzato.
Il sistema applicativo assicura il controllo differenziato dell'accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o per gruppi di utenti, il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l'individuazione del suo autore (tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate), garantisce la riservatezza e l'immodificabilità dei dati di protocollo, delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei e di quelli informatici, mediante l'individuazione delle responsabilità in lettura e scrittura a fronte di accessi impropri.
L'applicativo è dotato di una soluzione di acquisizione simultanea, on line, dei documenti via browser.
Per l'acquisizione massiva delle immagini con elaborazione batch adotta la tecnologia Kofax Ascent Capture e può essere integrata con il driver VRS di ottimizzazione delle immagini.
La tecnologia - Sistema orientato al web, scalabile, modulare e affidabile
L'applicazione è web based con database Oracle. Distribuzione controllo e ingegnerizzazione sono basate su rete intranet/internet per poter accedere a tutti i vantaggi di performance, scalabilità e usabilità dell'applicativo.
Realizzato con linguaggio HTML e Java, richiede l'installazione su PC di un browser (explorer 5.5 o superiore).
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